Thời gian đối với nhà quản lý là một thứ tài sản vốn quý báu bởi họ là người nắm giữ những nhiệm vụ quan trọng nhất và mức chi phí lương cao nhất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý tự đánh mất hoặc làm rơi vãi thời gian rất lãng phí.
Bài báo chỉ ra những nguyên nhân chủ yếu gây lãng phí thời gian cho nhà quản lý và đưa ra biện pháp quản lý thời gian hiệu quả hơn. Những nhà quản lý hay để rơi vãi thời gian với quyết tâm và lòng kiên trì áp dụng các biện pháp đó có thể đạt được hiệu quả cho công việc và cuộc sống riêng trở nên tốt hơn.
Hình ảnh nhà quản lý để rơi vãi thời gian quý giá
Những nhà quản lý lãng phí thời gian quý giá thường không đủ thời gian làm những việc quan trọng cho doanh nghiệp, những điều họ quan tâm, không sắp xếp được thời gian để phát huy sở trường và tiềm năng của mình.
Họ thường xuyên ở trạng thái căng thẳng vì áp lực thời gian và không có thời gian chăm sóc cá nhân. Câu giải thích cửa miệng thường xuyên cho việc này là tại bận quá, tại họ không còn thời gian. 
Thay vào đó họ chuyên làm những việc lặt vặt, làm thay những việc từ nhỏ đến lớn cho nhân viên, hoặc thời gian làm mọi việc bị động, phụ thuộc vào lịch làm những việc không quan trọng. Nhiều nhà quản lý không đủ thời gian giải bài toán quản lý thời gian của mình, trễ nải trong công việc hoặc từ chối nhận thêm việc theo trọng trách.
Những nguyên nhân chính gây lãng phí thời gian
Vậy thời gian quý giá của nhà quản lý đi đâu mất? Kẻ nào đánh cắp thời gian của họ?
Không có ai khác lấy thời gian của họ là chính họ. Nhà quản lý lãng phí thời gian bởi không ở thế chủ động quản lý thời gian, quản lý chính cá nhân mình và cái giá của sự bị động chính là biến tài sản quý giá này thành chi phí của doanh nghiệp.
Bài báo đã chỉ ra 3 nhóm nguyên nhân chính:
1. Không dành thời gian để lập kế hoạch công việc gắn với trách nhiệm của mình
2. Ôm đồm thực hiện những việc sai trọng trách có thể ủy quyền cho cấp dưới
3. Không có ý thức thực thi chặt chẽ theo kế hoạch được lập, sa đà vào những việc lắt nhắt, phát sinh bất ngờ, phục vụ cho mục đích thông tin chứ không phải hành động như điện thoại, họp hành.
Biểu hiện:
1. Không lập hoặc lập kế hoạch công việc không tốt
- Làm việc lộn xộn, không làm đúng việc cần làm, việc lặt vặt chiếm nhiều thời gian mà việc quan trọng không đủ thời gian để làm
- Lúc cần ra quyết định tức thì lại chần chừ gây chờ đợi, lãng phí nhân lực
- Thường chạy theo việc phát sinh, khẩn cấp
- Lúc nhàn lúc công việc lại ùn ùn đổ lên đầu. Do không thực hiện kế hoạch, vỡ kế hoạch hoặc các công việc trong kế hoạch không có độ quan trọng, độ khẩn cấp riêng và thứ tự thực hiện chúng
2. Không phân quyền hoặc không phân công hiệu quả
- Ôm đồm, nhúng tay vào việc của nhân viên
- Với những việc không thuộc trọng trách quản lý lãnh đạo không dành thời gian trao quyền cho nhân viên làm
3. Tốn thời gian vào việc không tên, lặt vặt
- Rất nhiều việc như điện thoại, họp hành, tiếp khách, giấy tờ, rủi ro bất ngờ tiêu quá định mức cần thiết
- Tham gia ngẫu nhiên, đột xuất các hoạt động này gây mệt mỏi, tiêu tốn thời gian
Cách khắc phục bệnh lãng phí thời gian
Một nhà quản lý có năng lực và giỏi luôn có phương pháp quản lý thời gian trong ngày, trong tháng, họ luôn ở thế chủ động ngăn chặn sự lãng phí thời gian của mình – là những người biết quản lý bản thân tốt.
Bài viết dựa trên kinh nghiệm của các nhà quản lý, đưa ra 3 nhóm biện pháp lớn, để nhà quản lý quản lý tài sản thời gian của mình. Đó là:
1. Dùng một lượng thời gian cố định trong ngày để lập và thực hiện những việc quan trọng nhất
2. Dùng một lượng thời gian cố định khác cho những hoạt động thông tin như điện thoại, họp hành, email và
3. Phần thời gian còn lại trong ngày thực hiện những việc có độ ưu tiên thấp, những việc phát sinh khẩn cấp và nghỉ ngơi.
Biện pháp:
1. Lập kế hoạch công việc (lịch làm việc)
- Dành thời gian cuối ngày hoặc đầu ngày làm việc lập kế hoạch
- Kế hoạch dựa theo trọng trách quản lý được trao, những việc đúng sở trường và được doanh nghiệp mong chờ. Lịch có mục tiêu, kết quả mong muốn, thời lượng, bắt đầu - kết thúc, độ ưu tiên.
- Việc quan trọng nên ưu tiên về thời điểm phù hợp đồng hồ sinh học của bản thân
- Trong lịch sắp xếp thời gian riêng cho việc ít quan trọng, khẩn cấp nhưng thường ít hơn 50% quỹ thời gian
- Với những công việc liên quan không thuộc trọng trách ủy quyền cho nhân viên thực hiện
2. "Giờ nào việc nấy" - Làm đúng theo kế hoạch làm việc
- Tuân thủ đúng kế hoạch, đúng việc mới có tốt việc nhất là với những việc quan trọng - dài hạn
- Làm việc cẩn thận đúng thời điểm, đúng tiến độ nêu trong lịch làm việc đã lên
- Nói không với những việc xen ngang, việc của nhân viên
3. Làm các việc lặt vặt, cá nhân khác
- Với các việc thông tin lặt vặt có thể ủy quyền cho nhân viên văn phòng, lễ tân
- Với các buổi họp cần sự có mặt tham gia ngắn gọn:
* Loại họp thông tin: chỉ nêu ý kiến và lấy thông tin
* Loại họp phân công, giải quyết vấn đề: tham gia trao đổi để có giải pháp và ra quyết định
- Với trao đổi hướng dẫn cần nhanh gọn đủ ý với nhân viên
(Sưu tầm)
NGUYỄN THỊ THUỲ
E-mail: thuynt@aleteam.com
ALE - Teamwork - Teambuilding - BigGame - Trò chơi lớn
Khắc phục bệnh lãng phí thời gian cho nhà quản lý
6 nhận xét:
Đối với 1 nhà quản lý thì điều quan trọng là cần phải biết cách làm việc teamwork.Mà đã làm việc teamwork yêu cầu phải có lòng tin ở đồng đội của mình.Chính vì nhà quản lí này không tin tưởng đồng đội,không tin tưởng nhân viên dẫn đến sự ôm đồm quá nhiều việc,đôi khi làm toàn những việc không quan trọng mà bỏ qua những việc quan trọng.Và điều tất nhiên la dẫn đến hiêu quả không cao trong công việc.
Chưa phải là một nhà quản lý nên có lẽ em chưa cảm nhận được nhiều về bài này.
Hôm rùi em tìm hiểu thì thấy có công thức này về vấn đề quản lý thời gian khá hay( theo em là vậy) đó là trả lời câu hỏi " Đó có là vấn đề của tôi?":
1. Không phải
2. Phải nhưng có thể ủy thác
3. Không ủy thác được
Và trong 3 trường hợp thì trường hợp 3 ta mới phải làm (^_^)
Cũng thay đổi từ nhận thức và ý thức.
Ap dung va thuc hien duoc mot so dieu, chua can la nha quan li cung can dung de quan li thoi gian hieu qua.
Những nhà quản lý lãng phí thời gian khi họ chưa tạo được lòng tin vào nhân viên, đồng nghiệp của họ. Sợ rằng giao cho người khác thì sẽ không được việc, dẫn đến ôm đồm, lắm việc vặt...
Đăng nhận xét